Política de tratamiento y protección de datos personales

Comercializadora OfficeTech S.A.S. · Vigente desde el 19 de septiembre de 2026 · Versión 1

1. Para qué sirve este documento

Comercializadora OfficeTech S.A.S. presta servicios de soporte técnico, mantenimiento, suministro de equipos de cómputo e impresión, cableado estructurado y servicios afines. Para prestarlos necesitamos tratar datos personales de nuestros clientes, de las personas que trabajan en ellos y de quienes nos contactan.

Esta política explica qué datos recogemos, para qué los usamos, con quién los compartimos, cuánto tiempo los conservamos y cómo cualquier titular puede ejercer sus derechos. Se expide en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, del Decreto 1074 de 2015 y de las demás normas colombianas sobre protección de datos personales.

2. Qué datos tratamos

Según la relación que exista con nosotros, podemos tratar:

• De contacto e identificación: nombre, documento de identidad o código de empleado, cargo, dependencia, empresa, sede, correo electrónico, teléfono fijo y celular.
• De la prestación del servicio: reportes de falla, órdenes de servicio, diagnósticos, repuestos instalados, fotografías del equipo antes y después de la intervención, actas de entrega y la firma manuscrita digitalizada de quien recibe.
• De los equipos a cargo: marca, modelo, serial, placa de inventario, ubicación, responsable asignado y, cuando el cliente contrata inventario automático o soporte remoto, características técnicas del equipo y su identificador de conexión remota.
• De ubicación: la dirección de la sede visitada y, cuando el técnico lo autoriza desde su dispositivo, el punto donde registró el cierre de la visita.
• De contratación y facturación: razón social, NIT, representante legal, firmante autorizado y datos de contacto para la firma electrónica de contratos.

No recogemos datos sensibles ni datos de menores de edad. Si por error llegara a nosotros información de esa naturaleza, se elimina.

3. Para qué usamos los datos

• Atender solicitudes de servicio, programar visitas y ejecutar los mantenimientos correctivos y preventivos contratados.
• Llevar la hoja de vida de cada equipo y el inventario del cliente.
• Elaborar cotizaciones, contratos, actas, informes de servicio y la facturación correspondiente.
• Comunicarnos con el titular sobre el estado de su solicitud por correo electrónico, llamada o WhatsApp, incluyendo avisos de visita agendada, enlaces para firmar documentos, códigos de confirmación y envío del acta del servicio.
• Prestar soporte remoto cuando el cliente lo solicita y lo autoriza en el momento de la conexión.
• Atender requerimientos de autoridades y cumplir obligaciones legales, contables y tributarias.
• Medir la calidad del servicio mediante encuestas de satisfacción.

No usamos los datos para publicidad de terceros, no los vendemos y no los cedemos a nadie con fines comerciales.

4. Comunicaciones por WhatsApp

Usamos la plataforma WhatsApp Business de Meta para enviar información relacionada con el servicio: confirmación de una visita agendada, enlaces para firmar un contrato o el recibido de una orden, códigos de verificación y el acta del servicio prestado. Estos mensajes se envían al número que el propio titular o su empleador nos suministró como contacto para el servicio.

Para que estos mensajes lleguen, el número de teléfono se transmite a Meta Platforms, Inc., que actúa como proveedor de la infraestructura de mensajería. El contenido de las conversaciones se conserva en nuestros sistemas junto con la orden de servicio a la que corresponde.

Quien no desee recibir estas comunicaciones puede solicitarlo respondiendo al mismo chat o escribiendo a ventas@officetech.com.co, y se retira de los envíos sin que eso afecte la prestación del servicio contratado.

5. Con quién compartimos los datos

Solo con quienes son necesarios para prestar el servicio, y siempre bajo obligación de confidencialidad:

• El cliente empresarial al que pertenece el equipo o la sede, que accede a sus propias órdenes, inventarios y actas.
• Proveedores de infraestructura tecnológica: el proveedor de alojamiento del sistema y del correo, y Meta Platforms, Inc. para el envío de los mensajes de WhatsApp descritos arriba.
• Fabricantes y centros de garantía cuando un equipo debe tramitarse por garantía y el trámite exige el serial y los datos del usuario responsable.
• Autoridades competentes cuando medie requerimiento legal.

Algunos de estos proveedores están fuera de Colombia, por lo que puede haber transferencia o transmisión internacional de datos. En esos casos exigimos estándares de seguridad equivalentes a los de esta política.

6. Derechos del titular

Toda persona cuyos datos tratemos tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exija.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se les ha dado.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a conservarlos.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales.

7. Cómo ejercer sus derechos y cómo pedir la eliminación de sus datos

Escriba a ventas@officetech.com.co desde el correo o con el número de contacto que tengamos registrado, o comuníquese al +57 310 325 2942, indicando:

• Nombre completo y documento de identidad del titular.
• La empresa a la que pertenece o el número de la orden de servicio, si lo tiene.
• Qué solicita: conocer, actualizar, rectificar, revocar la autorización o eliminar sus datos.
• Un correo o teléfono para responderle.

Las consultas se atienden en un término máximo de diez (10) días hábiles, prorrogable por cinco (5) más. Los reclamos, incluidas las solicitudes de eliminación, se atienden en un término máximo de quince (15) días hábiles, prorrogable por ocho (8) más, informando al solicitante los motivos de la prórroga.

Cuando la solicitud sea de eliminación, se suprimen los datos de contacto del titular en nuestros sistemas y se retira su número de las comunicaciones por WhatsApp. Se conserva únicamente la información que debamos mantener por obligación legal, contable o contractual —por ejemplo las actas y facturas de servicios ya prestados— y en tal caso se le informa cuál es y por qué.

8. Seguridad y conservación

El acceso al sistema es nominal: cada persona entra con su propio usuario y solo ve lo que su perfil le permite. Las claves y los tokens de integración se guardan cifrados, las conexiones viajan por HTTPS, se llevan copias de seguridad periódicas y toda actuación sobre una orden queda registrada con el usuario, la fecha y la hora.

Los datos se conservan mientras dure la relación contractual y, después, durante los términos que exijan las normas comerciales, contables y tributarias colombianas. Cumplidos esos términos se eliminan o se anonimizan.

9. Vigencia y cambios

Esta política rige desde el 19 de septiembre de 2026. Cualquier modificación sustancial se publicará en esta misma página con una nueva fecha de vigencia y, cuando corresponda, se comunicará a los titulares por los canales de contacto registrados. Las bases de datos se conservan durante el tiempo indicado en el numeral anterior.